Skip to main content

Mgr, Records Mgmt/IQVIA Services

Apply now
Primary Location: Minato-ku, Tokyo, Japan Additonal Locations: Shinjuku, Japan,JPN Full time R1240186

Job description


Mgr, Records Mgmt

【Job Profile】

40283 - Mgr, Records Mgmt








 Portfolio Lead

  • RM(Records Management)のSPOC(Single Point of Contact)として、ProjectのIssue management, escalationを実施する。
  • TMF業務のEAC forecastを提供し、Projectをサポートする。
  • 適切なリソース配置とUtilizationを適切にする。
  • RMとCL/PL間でコミュニケーションをとり、スポンサーおよび試験の状況のupdateを定期的に提供する。
  • Audits and Inspections時、質疑応答、PLをサポートする。
  • TMFに関するCustomerの要求に関して、CSMGの担当者とコミュニケーションをとる。
  • 必要に応じて、カスタマーのTMF窓口とコミュニケーションをとる。
  • 必要に応じて、パートナーシップとしてのTMF管理遂行をサポートする。
  • コンピテンシーとともにスポンサー横断的に標準手順を確実なものとする
  • RMチームがスポンサーのビジョン、利益に沿っていることを確実なものとする
  • QPMとProcessing Team Leadがプロジェクトやスポンサー特有の文書管理の問題を解消するよう指導する。
  • TMF Healthチームと共同し、TMFを監督し、レビューサイクルを調整する。
    • Line Manager
  • IQVIAの各種Policy及び関連のRegulationに従って、部下の管理を行い、そのComplianceを確保する。
  • リソースアサイン、部下の育成、業績評価に対して責任を負う。
  • 定期的なレビューを通して、部下のQualityや稼働状況を管理する。
  • QualityのRiskやIssueを特定し、適切なCAPAを提案、遂行する。
  • 必要なTraining、資料、Guidelineを準備し、Trainingを提供する。(新しいStaffへのOn Board Training含)


  • Records Management関連の分野で5年以上の経験があり、3年以上のLeader Shipを発揮した経験があること。または同等の教育/訓練/研修/経験の組み合わせ。
    (例;GCP研修の受講及びCRAとしての必須文書関連の実務経験、Leader 経験等)
  • Health care またはその他の科学分野における学士号または同等の教育、訓練、経験を組み合わせたもの

【必要なSkill, Abilities】

  • ICH-GCPおよび関連するLocalの法律、規制、ガイドラインについて高度な知識を有し、精通していること
  • Records Managementに関する各種システム、アプリケーションおよび関連する規制要件の知識を有している。(Global International Records Standardの理解(GCP及びDIA-Model等)、ERES指針・電子署名・電磁的授受に関する知識等)
  • eTMFやReporting機能、TMF関連のKPIについて、理解している。
  • Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsを含むPC Skillを有している
  • 強い組織力、計画性、意思決定能力
  • 優れた口頭および書面によるコミュニケーション能力。(英語でのコミュニケーション能力を含む)。
  • Teams Meeting等virtual meeting technologyや電話によるコミュニケーションに精通している。
  • 問題を認識・分析し、解決策の提案及び適切な判断を下すことができる。
  • 部内及び部外、Global、顧客とコラボーレーションし、リードする能力
  • 社内外の顧客(社内他部署、Global含)と効果的な協力関係を築き、維持する能力
  • 時間的な制約があっても生産性を達成する能力
  • 決められた期限内に複数のタスクやプロジェクトを処理する能力、業務の優先順付けを行うことができる。
  • プレッシャーの中でも、長時間細部まで集中して作業できる能力(長時間座位でのPC 作業が可能)


【Portfolio Lead】

• Apply Records Management expertise to provide project related assistance across complex, multiple project(s), and project teams

• Serve as the liaison between Records Management and user departments regarding Trial Master files

• Serve as primary contact for internal/external clients

• Ensure project deadlines, commitments, and goals are met by monitoring project’s daily outputs

• Ensure all work is conducted in accordance with Standard Operating Procedures (SOPs), policies, practices, good clinical practices, applicable regulatory requirements, and meets quality and timeline metrics

• Maintain records center security to protect record integrity by ensuring compliance to SOPs

• Collect data and assist in the preparation of statistical reports for management of record center operations, as appropriate or as requested

• Coordinate the retrieval of records requested by users and prepare closed studies for transfer to final destination within the agreed timelines

• Train team members on records management tasks, policies, and procedures

• May assist management with the implementation of plans, cost proposals, and resource projections for records management projects

• May lead teams functionally, where assigned, including awareness of scope of work, budget, and resources

• May Maintain accurate trackers and systems to control records and box inventory

• May coordinate transfer, recall, and disposition of records to commercial records storage centers

• May oversee disposal of obsolete records and ensure efficient maintenance of records storage space, supplies, and


【Line Manager】

• Manage staff in accordance with organization’s policies and applicable regulations

• Responsibilities include planning, assigning, and directing work, appraising performance, guiding professional development,

rewarding and disciplining employees, addressing employee relations issues and resolving problems;

• Participate in the allocation of resources to projects by assigning staff to projects that are appropriate to their experience and training

• Manage the quality of assigned staff's work through regular review and evaluation of work product

• Ensure that staff are meeting defined workload and quality metrics through regular review and reporting of findings as outlined by records management

• Participate in records management quality or process initiatives including client audits

• Approve actions on human resources matters

• Lead the selection and onboarding process for new staff by conducting candidate review and participating in the interviewing process

• Ensure that staff have the proper materials, systems access and training to complete job responsibilities

• Conduct onboarding training for new staff in conjunction with Human Resources and Learning and Development training programs

• Provide oversight for the execution of the training plan, Standard Operating Procedure (SOP) review and mentored training experiences, as applicable

• Assist to ensure consistency and global alignment of policies and procedures

• Identify quality risks and issues and create appropriate corrective action plans to prevent or correct deficiencies in

performance of staff

• Assist in identifying financial opportunities and performance efficiencies and implementing process improvements and cost saving ideas

At IQVIA, we believe in pushing the boundaries of human science and data science to make the biggest impact possible – to help our customers create a healthier world. The advanced analytics, technology solutions and contract research services we provide to the life sciences industry are made possible by our 70,000+ employees around the world who apply their insight, curiosity and intellectual courage every step of the way. Learn more at

Apply now

Join IQVIA’s Talent Network

Let’s stay connected. Join our global Talent Network to receive alerts when new opportunities become available that match your career ambitions.

Join our network
Top of page