Executive Assistant (R1088445) in Kirkland, CA at IQVIA™

Date Posted: 7/23/2019

Job Snapshot

  • Employee Type:
    Full-Time
  • Location:
    Kirkland, CA
  • Experience:
    Not Specified
  • Date Posted:
    7/23/2019
  • Job ID:
    R1088445

Job Description

IQVIA™ is the leading human data science company focused on helping healthcare clients find unparalleled insights and better solutions for patients. Formed through the merger of IMS Health and Quintiles, IQVIA offers a broad range of solutions that harness the power of healthcare data, domain expertise, transformative technology, and advanced analytics to drive healthcare forward.

Title:  Executive Admin Assistant

Role Purpose:

Provides advanced administrative support for the President of IQVIA Canada

Principal Accountabilities:

Schedules meetings and conference calls, domestic and international, with sensitivity and awareness of the urgency of such scheduling for the President.  Schedules domestic and international travel and coordinate logistics for on and off-site meetings and events. Provides administrative leadership to the administrative team and works with employees, customers and business associates at all levels. Maintains administrative processes including deliverables of monthly budget forecast to Finance. Drafts responses under own signature when appropriate.  Sets priorities and procedures and may delegate to others. Maintains standards of strict confidentiality with respect to all matters and documents. Handles internal and external executive calendar and executive’s time management. Performs various personal services including making reservations and scheduling. May investigate or fact-find to prepare the executive for internal activities, public events, speaking engagements or similar affairs.



Minimum Education, Experience, & Specialized Knowledge Required:

  • Bilingual English/French.
  • High school or equivalent diploma and advanced administrative training with a minimum of five (5) years prior related experience.
  • Solid PC skills, including an advanced/expert competency level in Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint word processing, and spreadsheet/ database management software.

Additional Requirements:

Self-starter. Exceptionally strong organizational and time management skills.  Excellent follow-through and ability to execute reminders without being intrusive. Consistently displays outstanding judgment, professionalism, diplomacy and discretion. Commitment to high standards of excellence regardless of the deadline pressures. Flexibility to adjust to constantly changing demands and priorities. Team player. Savvy at communicating effectively with company executives, employees, vendors and customers at all levels.  Ability to proactively identify complex problems and needs and develop solutions/recommendations to solve problems. May be need for travel within Canada.

Titre : Adjoint(e) administratif (administrative) de direction

Objet du poste

Apporte un soutien administratif avancé à la présidente d’IQVIA Canada

Principales responsabilités

Organiser des réunions et des conférences téléphoniques, à l’échelle nationale et internationale, avec la sensibilité et la conscience de l’urgence liée à ce genre d’organisation pour la présidente. Organiser des voyages nationaux et internationaux et coordonner la logistique pour les réunions et activités sur place et à l’extérieur. Assurer un leadership administratif au sein de l’équipe et travailler avec des employés, des clients et des associés commerciaux de tous les échelons hiérarchiques. Tenir à jour les processus administratifs, notamment les livrables relatifs aux prévisions budgétaires mensuelles à remettre aux Finances. Ébaucher des réponses en y apposant sa propre signature, le cas échéant. Établir l’ordre des priorités et des procédures, et éventuellement en déléguer à d’autres. Respecter les normes de stricte confidentialité sur tous les sujets et pour tous les documents. Gérer le calendrier interne et externe, de même que le temps de la direction. Rendre divers services personnels, notamment faire des réservations et des horaires. Enquêter possiblement ou rechercher les faits afin de préparer la direction à des activités internes, à des événements publics, à la présentation d’exposés ou à des affaires du même ordre.



Études minimales, expérience et connaissances spécialisées requises

Bilinguisme anglais/français Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent et formation avancée en administration, avec au moins cinq (5) ans d’expérience connexe. Solides connaissances informatiques, notamment un niveau de compétences avancées/expertes avec Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint et les logiciels de traitement de texte et de gestion des chiffriers électroniques/bases de données

Autres exigences

Esprit d’initiative. Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps. Excellente capacité à aller au bout des choses et à faire des rappels sans enfreindre la privauté d’autrui. Se distingue par l’excellence de son jugement, de son professionnalisme, de sa diplomatie et de sa discrétion. Adhésion à des normes élevées d’excellence, quelles que soient les tensions liées aux échéanciers. Souplesse lui permettant de s’adapter aux demandes et aux priorités changeant constamment. Ayant l’esprit d’équipe. Savoir-faire pour communiquer efficacement avec les cadres de la compagnie, les employés, les fournisseurs et les clients de tous les échelons hiérarchiques. Aptitude à déceler proactivement les problèmes et les besoins complexes, et à trouver des solutions et à formuler des recommandations pour les résoudre. Pourrait avoir à voyager ailleurs au Canada.

#LI-RH1

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Job ID: R1088445